Geschäftskorrespondenz

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Geschäftskorrespondenz: Schriftlicher Austausch formeller Berichte

Gibt man bei Google.de das Wort `Geschäftskorrespondenz` ein, bekommt man in Sekundenschnelle ein Űbermaß von Resultaten. Wenn man diese Resultate allerdings näher betrachtet, wird man erkennen, dass die meisten Links auf Bücher und Beratungsstellen verweisen, die gegen Bezahlung Unterstützung beim Schreiben von Geschäftsbriefen bieten.

Um gut in der deutschen Sprache korrespondieren zu können, muss man die Basisregeln der Grammatik beherrschen. Außerdem wird das Schreiben eines (Geschäfts)Briefes vereinfacht, wenn man über einen umfangreichen Wortschatz verfügt.

Es gibt zahlreiche Gründe, um einen Geschäftsbrief zu schreiben. Eine Beschwerde, eine Zahlungserinnerung, eine Einladung, eine Bewerbung mit Lebenslauf, eine Reservierung oder einen Begleitbrief, wenn man jemandem etwas zusendet. In der geschäftlichen Korrespondenz ist es wichtig, dass so ein Brief korrekt und ordentlich aussieht.

Inhaltsverzeichnis

Etwas, was für jeden Brief gilt

  • Es ist wichtig für welche Zielgruppe man schreibt. Das bestimmt in großem Umfang den Schreibstil, den man verwendet.
  • Bestimme, was man mit dem Brief erreichen will. Welche Erwartungen hat derjenige, der den Brief empfängt?
  • Bring eine logische Reihenfolge in die im Brief zu verarbeitenden Punkte, sodass der Brief für den Empfänger deutlich wird.

Briefarten

Schreibfertigkeit in der Oberstufe in den Niederlanden

In den Endexamenklassen wird die Schreibfertigkeit als Teil der Prüfung getestet. Die Abwägung der Schulprüfung wird von jeder Schule selbst bestimmt. Schüler können hierfür das `PTA` (Programma van Toetsing en Afsluiting) in der eigenen Schule konsultieren.

Bei dem Teil der Schreibfertigkeit werden die Schüler in den Niederlanden darauf getestet, ob sie verschiedene Fertigkeiten in der deutschen Sprache beherrschen. Dabei wird gedacht an Einladungen, Informationen geben/erfragen, Interesse ausdrücken, Beschwerden/Verhandlungen aufnehmen. Kurzum, Schüler der Oberstufe müssen in schriftlichen Kontakten adäquat reagieren (und sich präsentieren).

Seit August 2007 sind diese sogenannten Bedingungen an das Niveau des "Europees ReferentieKader" (ERK) gekoppelt. Das ERK hat für die Schreibfertigkeit eine Anzahl Niveaus zusammengestellt, wobei A1 das niedrigste und C2 das höhste Niveau hat. Für die Schreibfertigkeit sind die Niveaus wie folgt umschrieben:

A1 Ich kann eine kurze, einfache Ansichtskarte schreiben, z.B. zum Űbersenden von Urlaubsgrüßen; kann auf Formularen persönliche Details ausfüllen, z.B. meinen Namen, Nationalität und Adresse auf einem Hoteleinschreibungsformular.
A2 Ich kann kurze, einfache Notizen und Einkaufslisten aufschreiben. Ich kann einen sehr einfachen persönlichen Brief schreiben, z.B. um jemandem zu danken.
B1 Ich kann einen einfachen zusammenhängenden Text schreiben über ein Thema, das vertraut oder persönlich wichtig ist. Ich kann persönliche Briefe schreiben, in denen ich meine Erfahrungen oder Eindrücke beschreibe.
B2 Ich kann einen deutlichen, detaillierten Text über eine breite Skala von Themen schreiben, der auf meine Interessen Bezug nimmt. Ich kann einen Aufsatz oder Bericht schreiben, Informationen weitergeben und Gründe pro oder contra der Unterstützung eines spezifischen Standpunktes anführen. Ich kann Briefe schreiben, in denen ich mein persönliches Augenmerk auf Geschehnisse und Erfahrungen richte.
C1 Ich kann mich in deutlichem gut strukturiertem Text ausdrücken und dabei angemessen umfassend Standpunkte auseinandersetzen. Ich kann in einem Brief einem Aufsatz oder in einem Bericht komplexe Themen aufschreiben, wobei ich den für mich wichtigen Punkten Nachdruck verleihe. Ich kann in dem Stil, der zu dem Empfänger passt, schreiben.
C2 Ich kann einen deutlichen, flüssig laufenden Text in einem passenden Stil schreiben. Ich kann komplexe Briefe, Berichte oder Artikel schreiben, in denen ich eine Sache zielgerichtet und logisch wiedergebe, sodass der Leser die wichtigsten Punkte erkennt und behalten kann. Ich kann Zusammenfassungen von Kritiken über professionelle oder literarische Werke schreiben.

So steht es im Brief

Formeller Brief

Ein formeller (geschäftlicher) Brief muss wie folgt zusammengestellt sein:


Man beginnt mit deinem eigenen Namen und deiner Adresse. Wenn man ins Ausland schreibt, muss man auch angeben, in welches Land der Brief gehen soll. Das macht man, indem man nach dem Ortsnamen in einer neuen Zeile den Landesnamen aufführt oder vor der Postleitzahl die offizielle Landesabkürzung notiert.


Julia Nijmeijer
Marktplein 30
1234 AB Amsterdam
Niederlande
oder:
Julia Nijmeijer
Marktplein 30
NL - 1234 AB Amsterdam


Man überschlägt eine Zeile und schreibt dann, an wen der Brief gerichtet ist und seine Adresse. Auch hier darf man die Landesangabe nicht vergessen.

Man überschlägt wieder eine Zeile und gibt dann kurz, in ein paar Worten, an, um was es in dem Brief geht. Diese Zeile nennen wir Betreffzeile. Diese Betreffzeile kann man eventuell weglassen.

Man datiert den Brief so, dass man zunächst den Ortsnamen angibt, danach wird ein Komma gesetzt und dann folgt das Datum. Im Deutschen sagt man: `der sechste September`.

Amsterdam, den 10. Juni 2010
oder:
Amsterdam, den 10.06.2010


Danach folgt der Anfang:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Wenn man den Namen desjenigen weiß, an den man schreibt, fängt man wie folgt an:

Sehr geehrter Herr Engelhart,
Sehr geehrte Frau Kluger,

Nach dem Anfang überschlägt man eine Zeile und fängt mit Kleinbuchstaben an, es sei denn, man fängt mit einem Hauptwort an, denn das wird in der deutschen Sprache immer mit Großbuchstaben geschrieben. Genau wie in der niederländischen Sprache ist es unhöflich, den Brief mit dem Wort `ich` anzufangen. In einem Geschäftsbrief wird der Adressierte immer mit `Sie` angesprochen.

Man teilt den Brief in Absätze: anderes Thema, neue Zeile. Zwischen den Absätzen wird immer eine Zeile üerschlagen.

Wenn alles gesagt ist, überschlägt man wieder eine Zeile und schließt mit einem letzten Satz.

Ich sehe Ihrer Antwort mit Interesse entgegen.
oder:
Ich hoffe auf eine baldige Antwort.

Danach überschlägt man nochmals eine Zeile und endet mit einem abschließenden Gruß.

Mit freundlichen Grüßen
oder:
Mit freundlichem Gruß

Achte darauf, dass man anders als in der niederländischen Sprache nach dem Schlußgruß kein Komma setzt.

Zum Schluss unterzeichnet man den Brief.

Man fängt immer direkt links von der Randlinie an zu schreiben.


E-mail

Für eine E-mail gilt mehr oder weniger das Gleiche wie für einen Brief. Was in einer E-mail nicht noch extra vermerkt werden soll, sind: Adresse, Ort und Datum.


Quellen

  • Examenbundel, M.van Rossum en Drs. R.G. Russchen
  • Na Klar! Stef Pinxt, Paul van der Bie en Et Meijvogel
  • Wolters`Duits in je pocket, Paul Goossen
  • Gemeenschappelijk Europees Referentiekader (Common European Framework of References for Languages)